Volet Congés ou assimilés
Le volet Congés ou assimilés comprend deux sections principales :
- Le volet Solde, qui affiche votre solde de congés ou assimilés au moment des congés ou assimilés sélectionnés dans la liste déroulante située dans le coin supérieur gauche de la fenêtre Congés ou assimilés. La légende, qui se trouve dans la partie inférieure du volet Solde, indique la signification de chaque couleur.
- Le calendrier, qui affiche les demandes de congés ou assimilés, ainsi que leur état. Les jours sur lesquels portent vos demandes de congés ou assimilés apparaissent en couleur. La couleur varie en fonction de l'état de la demande.
Calendrier des congés ou assimilés
Une case se trouve en regard de chaque date du calendrier.
- Pour créer une nouvelle demande de congés ou assimilés, cochez une ou plusieurs cases, puis cliquez sur Nouveau. Pour plus d'informations sur la création d'une demande de congés ou assimilés, voir Demande de congés ou assimilés.
- Pour modifier une demande de congés ou assimilés, cochez une ou plusieurs cases en regard des dates sur lesquelles portent cette demande, puis cliquez sur Modifier. Pour plus d'informations sur la modification d'une demande de congés ou assimilés, voir Modification des congés ou assimilés.
- Pour rappeler une demande de congés ou assimilés, cochez les cases en regard des dates sur lesquelles portent cette demande, puis cliquez sur Rappeler. Pour plus d'informations sur la fonction de rappel, voir Rappel d'une demande de congés ou assimilés.
- Pour supprimer une demande de congés ou assimilés, cochez les cases en regard des dates sur lesquelles portent cette demande, puis cliquez sur Supprimer. Pour plus d'informations sur la suppression d'une demande de congés ou assimilés, voir Suppression des congés ou assimilés.
- Pour afficher toutes les données existantes relatives aux congés ou assimilés pour un jour particulier du Calendrier, passez le curseur sur la cellule du jour. Une fenêtre contextuelle affiche toutes les données relatives aux congés ou assimilés pour ce jour, ce qui peut comprendre : la date, le nom, l'heure de début/fin, l'état, la raison, les commentaires.
Les Commentaires sont des remarques entrées par un superviseur ou un responsable lorsque l'élément de congés ou assimilés est accordé ou refusé.
La Raison est un champ expliquant pourquoi le système WFM règle l'élément de congés ou assimilés sur un état particulier tel que Refusé ou Non planifié.
Volet Solde
Pour consulter le solde d'un type de congés ou assimilés spécifique, sélectionnez le type de congés ou assimilés dans la liste déroulante située dans le coin supérieur gauche de la fenêtre Congés ou assimilés.
Ce tableau explique chaque catégorie figurant dans le volet Solde.
| Congés ou assimilés Section Heures |
Accumulé | Nombre total d'heures de congés ou assimilés accumulées pour la période en cours, jusqu'au jour sélectionné. (Pour afficher le nombre total d'heures accumulées pour toute la période, sélectionnez le dernier jour de la période.) |
| Bonus | Total d'heures de congés ou assimilés en bonus. Les heures en bonus sont configurées par votre superviseur ou votre responsable de la planification. Elles sont incluses dans le solde total de vos congés ou assimilés. | |
| Reporté | Nombre total d'heures de congés ou assimilés reportées de la période précédente. Certaines sociétés limitent le nombre d'heures pouvant être reportées d'une année à l'autre. | |
| Crédit | Nombre total d'heures de congés ou assimilés que vous pouvez prendre à l'avance, si applicable. (Certaines sociétés permettent de demander davantage de congés ou assimilés que le nombre de jours déjà cumulés, en supposant que vous accumulerez le temps nécessaire avant la fin de l'année.) | |
| Planifié | Nombre total d'heures de congés ou assimilés planifiées pour la période, jusqu'au jour sélectionné. Pour afficher le nombre total d'heures planifiées pour toute la période, sélectionnez le dernier jour de la période. Vous ne pouvez pas supprimer de congés ou assimilés planifiés ou accordés dans le module de congés ou assimilés, mais vous pouvez supprimer des congés ou assimilés préférés. | |
| Accordé | Nombre total d'heures de congés ou assimilés demandées qui ont été accordées. Pour afficher le nombre total d'heures accordées pour toute la période, sélectionnez le dernier jour de la période. | |
| Exceptions | Nombre total d'exceptions portant sur une partie de la journée utilisées comme heures de congés ou assimilés qui ont été accordées. | |
| Préféré | Nombre total d'heures de congés ou assimilés préférées (demandées, mais pas encore refusées, accordées ni planifiées). Pour afficher le nombre total d'heures préférées pour toute la période, sélectionnez le dernier jour de la période. | |
| Solde | Nombre total d'heures de congés ou assimilés pour la période en cours, jusqu'au jour sélectionné. Le solde est calculé comme la somme des heures accumulées, en bonus, reportées et en crédit moins les heures accordées, préférées, planifiées et les exceptions. Notez que la limite de ce solde peut être dépassée. Si la limite est atteinte avant la fin de la période de cumul, un agent peut progressivement accumuler une plus longue période non travaillée s'il le demande et que son superviseur l'accorde. | |
| Total de la période de cumul | Nombre total d'heures de congés ou assimilés auquel vous avez droit pendant la période en cours. Cette valeur change uniquement lorsque vous sélectionnez un jour dans une période de congés ou assimilés différente. | |
| Délai d'exécution (semaines) | Si le superviseur a activé l'auto-octroi pour les congés ou assimilés, vous pouvez entrer des préférences de congés ou assimilés au minimum pendant ce délai avant la première date de congés ou assimilés. Vos préférences sont automatiquement accordées si votre absence ne gêne pas trop votre société et si vous disposez de suffisamment d'heures de congés ou assimilés pour couvrir la demande. | |
| Légende | Chaque état—Refusé ; Accordé ; Préféré ; Planifié, rappelé ; Planifié ; Non planifié ; Rappelé et Partiel—est représenté par sa propre couleur. Partiel indique une demande de congés ou assimilés portant sur une partie de la journée. | |
| Périodes d'offre | Nom | Nom de la période d'offre. Toutes les périodes d'offre qui sont configurées pour l'année sélectionnée, mais pas encore traitées, sont indiquées dans cette fenêtre. |
| Début | Date et heure de début de la période d'offre. | |
| Fin | Date et heure de fin de la période d'offre. | |
| Traitée le | Date et heure auxquelles les demandes correspondant à cette période d'offre seront traitées. | |
| Nombre de jours minimum par demande | Nombre de jours minimum dans chaque demande. | |
| Cliquez ici pour afficher le message joint (lien) | Lorsque vous cliquez sur ce lien, une boîte de dialogue contenant des remarques ou des informations complémentaires sur la période de l'offre s'ouvre. Remarque : Il n'y a pas de lien si le superviseur n'a pas ajouté de remarques. |
Chaque date du calendrier constitue également un lien. Cliquez sur le lien de la date pour mettre à jour le volet du solde, afin qu'il affiche votre solde de congés ou assimilés pour la date sur laquelle vous avez cliqué, au lieu de la date en cours. Par exemple, cliquez sur le jour précédent de la date souhaitée du début de vos congés pour voir si vous avez cumulé ou non des congés ou assimilés suffisants d'ici là pour prendre vos congés.
- Les informations concernent votre période de congés ou assimilés en cours. Il s'agit du temps écoulé depuis la dernière date de report (souvent, le 1er janvier) ou, si la date de report n'est pas encore passée, le temps écoulé depuis votre date d'embauche. La date de report peut varier pour les différents types de congés ou assimilés.
- Si aucune période d'offre n'a été configurée pour l'année sélectionnée, les informations sur les périodes d'offre ne s'affichent pas.
Lorsque des types de congés ou assimilés ne sont plus applicables
Une liste déroulante située dans l'angle supérieur gauche de votre planificateur de congés ou assimilés affiche tous les types de congés ou assimilés configurés pour votre site. Il est possible que certains de ces types ne vous concernent pas (les agents sont attribués aux règles de congés ou assimilés qui à leur tour sont associées aux types de congés ou assimilés).
Vous pouvez créer, modifier, supprimer ou rappeler des demandes de congés ou assimilés uniquement pour les types correspondant à la règle de congés ou assimilés attribuée à l'agent. C'est pourquoi il est possible que vous puissiez voir des types de congés ou assimilés correspondant aux règles de congés ou assimilés qui ne vous sont plus attribuées. Vous pouvez voir ces "anciens" types de congés ou assimilés, mais vous ne pouvez pas interagir avec eux. Ils s'affichent sous la légende —Autres— dans la liste déroulante.
Les types de congés ou assimilés que vous pouvez utiliser se trouvent au-dessus de la légende "—Autres—".
Workforce Management vous permet de sélectionner un type de congés ou assimilés situé au-dessous de la légende "—Autres—" dans la liste déroulante, mais vous ne pourrez effectuer aucune tâche (comme demander des congés ou assimilés ou consulter votre solde en la matière).