Echange
La zone de messages d'échange, dans la partie inférieure de la fenêtre, vous informe des propositions d'échange ouvertes et des réponses.
Les fenêtres des échanges —si votre administrateur système les a activées— vous aident à obtenir des plannings mieux adaptés en échangeant des plannings avec d'autres agents. Cette rubrique d'aide décrit d'abord l'ensemble du processus d'échange (Fonctionnement des échanges), puis le décompose en étapes (Exigences pour la réussite d'un échange). Pour obtenir des instructions étape par étape, voir Explication détaillée des fenêtres des échanges.
Les huit fenêtres des échanges permettent d'effectuer les opérations suivantes :
- créer des propositions d'échange de plannings ;
- Répondre aux propositions d'échange personnelles ou communautaires formulées par d'autres agents ;
- Consulter ou annuler vos propres propositions d'échange ;
- Consulter ou annuler vos réponses aux propositions d'autres agents ;
- Afficher les plannings ou les détails des plannings d'autres agents.
Fonctionnement des échanges
Un échange peut inclure un maximum d'une semaine complète de jours de planning. Tout échange de plannings implique :
- Une proposition d'échange d'un agent. La proposition spécifie les jours de planning que cet agent veut échanger.
- Une réponse d'un autre agent à cette proposition. La réponse indique la volonté de cet agent d'accepter l'échange proposé.
- Une approbation. L'approbation peut être automatique (par WFM Web) ou explicite (par un superviseur).
Pour certains échanges, l'agent demandeur doit accepter explicitement la réponse avant de soumettre l'échange pour approbation. C'est toujours le cas pour les propositions communautaires, qui sont adressées à tous les agents d'une équipe ou d'un site.
Si un échange est approuvé, le changement des plannings des deux agents est exécuté pour refléter cet échange et celui-ci n'apparaît plus dans la plupart des fenêtres des échanges. (Toutefois, toutes vos propres propositions apparaissent toujours dans l'onglet Mes propositions, même après l'exécution des échanges correspondants par WFM Web.)
Tous les échanges ne sont pas approuvés. dans certaines conditions (par exemple, si un agent n'est pas qualifié pour les activités planifiées pour l'autre agent), WFM Web refuse automatiquement l'échange. Si le planning de l'un des deux agents est modifié avant l'approbation d'un échange en attente, WFM Web annule automatiquement l'échange. Si un échange en attente n'a pas été approuvé avant le premier jour concerné par cet échange, il expire. Dans chacun de ces cas, l'échange ne se produit pas
Exigences pour la réussite d'un échange
Pour qu'un échange ait lieu, chacune des étapes suivantes doit être effectuée.
- Un agent crée une proposition d'échange communautaire ou personnelle.
- Au moins un agent répond à la proposition communautaire ou l'agent destinataire accepte la proposition personnelle.
- L'agent demandeur accepte une réponse à une proposition communautaire ou personnelle. (Cette étape n'est nécessaire pour les propositions personnelles que si l'agent demandeur a spécifié une approbation manuelle.)
- L'échange est approuvé automatiquement par WFM Web ou explicitement par un superviseur.