Fonctionnement de l’auto-octroi
Si votre superviseur active la fonction d’auto-octroi, vos demandes de congés sont immédiatement accordées et publiées sur le Planning principal si les conditions suivantes sont remplies :
- La fonction est activée. (Demandez à votre superviseur si elle est prise en charge dans votre centre de contact.)
- Tous les jours demandés sont postérieurs au délai d’exécution spécifié. Le délai d’exécution s’affiche dans la boîte de dialogue Solde.
- La demande de congés porte sur un plus grand nombre d’heures que le minimum requis pour l’application de la fonction d’auto-octroi.
- Votre absence ne dépasse pas les limites de congés fixées par votre superviseur.
- Vous avez accumulé suffisamment d’heures de congés pour couvrir votre demande.
Si la fonction d’auto-octroi est désactivée, vos demandes de congés sont saisies à l’état Préféré et doivent être accordées par un superviseur avant de pouvoir être incluses dans votre planning.
Certaines conditions s’appliquent uniquement aux demandes de congés portant sur une journée entière ou sur une partie de la journée :
- Les demandes de congés portant sur une journée entière sont toujours publiées automatiquement.
- Lorsqu’une demande de congés portant sur une journée entière est rappelée, WFM restaure un planning de base, si celui-ci est disponible.
- Si le congé rappelé est lui-même un planning de base ou si ce dernier n’est pas disponible, WFM insère un jour de repos si le congé n’a pas été payé.
- Si le congé rappelé est payé, WFM planifie un poste compatible avec le même nombre d’heures payées que le congé rappelé.
- Une demande de congés portant sur une partie de la journée doit se produire pendant les heures de votre poste (du poste d’un agent).
- Si une instance de congés portant sur une partie de la journée chevauche une exception du même type, WFM écarte et supprime l’exception (s’il est configuré pour le faire).
- Si une instance de congés portant sur une partie de la journée en chevauche une autre, WFM refuse la demande.
- Si l’instance de congés que vous avez ajoutée présente l’état Accordé Non planifié, WFM envoie une notification à votre superviseur.
- Lorsque vous spécifiez une heure de début/fin ou du temps payé dans une demande de congés, WFM vérifie ces valeurs par rapport aux contraintes configurées suivantes : disponibilité du contrat, heure de début au plus tôt de tous les postes disponibles pour la journée, heure de fin au plus tard de tous les postes.
Demandes sur liste d’attente
Si votre demande de congés est éligible à l’auto-octroi, mais qu’il n’existe pas de créneau disponible, WFM place votre demande dans la file d’attente de la « liste d’attente » jusqu’à ce qu’un créneau approprié se libère, puis l’auto-octroie. L’auto-octroi doit être activé dans votre centre de contact. Demandez à votre supérieur si ce processus est automatique.
Les demandes en liste d’attente dans la file d’attente sont triées par date de la demande. Si le créneau horaire se libère, WFM accepte la demande en fonction de l’ordre de la date de la demande.
Si les conditions susmentionnées ne sont pas remplies et si WFM ne peut pas auto-octroyer votre demande, vous pouvez envoyer cette demande à la liste d’attente en cliquant sur Continuer dans la boîte de dialogue Consulter les messages de validation qui apparaît lorsque vous soumettez votre demande.