Paramètres de la vue Détails

Vous pouvez configurer les paramètres dans les trois onglets de la vue Réunions (après avoir cliqué sur Nouveau ou en sélectionnant une réunion existante) :

• Onglet Propriétés
• Onglet Participants
• Onglet Sites associés

En haut des trois onglets, vous trouverez l’icône Enregistrer, qui vous permet d’enregistrer les paramètres de réunion dans un onglet spécifique, et l’icône Aide.

Onglet Propriétés

• Nom—Nom de la réunion, par exemple, Réunion ventes ou Bilan mensuel. Le nom doit être unique parmi tous les sites associés à la réunion. Vous pouvez aussi ajouter un mémo dans ce champ. Voir Mémos d’exceptions dans le Guide de l’administrateur de Workforce Management.
• Type d'exception—Vous pouvez baser une réunion sur n'importe quel type d'exception configuré pour le site en cours et dont l'option Utilisation des exceptions : dans le planificateur de réunions est sélectionnée lors de la création des types d’exception.
• Date et heure au plus tôt—Heure proposée pour la planification du début de la réunion par le planificateur.
• Date et heure au plus tard—Heure proposée pour la planification de la fin de la réunion par le planificateur.
• Durée de la réunion—Temps que le planificateur doit prévoir pour la réunion.
• Jours de la semaine—Jours de la semaine auxquels le planificateur peut attribuer la réunion.
• Fuseau horaire—Le fuseau horaire à utiliser pour l'affichage de toute information de temps. La valeur par défaut est local (fuseau horaire de l'utilisateur actuel).

Section Type de réunion : Sélectionnez un des trois boutons d'option suivants pour activer les propriétés qui y sont associées :

• Agent simple—Une activité commune, comme un séminaire Web, pouvant s'effectuer au moment qui convient le mieux à chaque agent.
• Un seul groupe—Il s'agit du type de réunion par défaut. Il s'agit d'une réunion unique pour tous les agents spécifiés dans l'onglet Participants.
  • Entrez ou sélectionnez le nombre minimum de participants requis à la réunion dans la zone Pourcentage requis de participants. Définissez cette valeur sur 1% pour planifier une réunion pour un maximum de participants. 1 % signifie que vous ne souhaitez pas entrer un nombre minimum de participants. La valeur par défaut est 100 %.
• Plusieurs groupes—Une heure commune, mais pour plusieurs groupes. Entrez ou sélectionnez un nombre dans chacun des champs suivants pour spécifier la taille des groupes :
  • Nombre min. de groupes
  • Taille de groupe minimum
  • Nombre max. de groupes
  • Taille de groupe maximum

Section Récurrence : Sélectionnez un des cinq boutons d'option suivants pour activer les propriétés qui y sont associées :

• Utiliser les heures totales—Nombre total d'heures de la réunion. Si ce paramètre facultatif est spécifié, le planificateur crée plusieurs réunions avec la durée définie de sorte qu'ensemble, elles remplissent l'exigence du nombre total d'heures de réunion. Par exemple, si la durée de la réunion est de deux heures et que Utiliser les heures totales est de six heures, le planificateur organise trois réunions de deux heures. Le planificateur peut attribuer ces réunions consécutivement.

Conseil

La valeur de Utiliser les heures totales n’est pas utilisée pour les réunions de plusieurs groupes.

• Quotidien—Se produit une fois par jour.
• Hebdomadaire—Se produit une fois par semaine (sauf si une valeur autre que 1 est entrée dans le paramètre Revient toutes les).
  • Revient toutes les—Définit la fréquence de récurrence de la réunion. Exemples : 1 (toutes les semaines), 2 (toutes les deux semaines), 3 (toutes les trois semaines).
• Mensuel—Survient une fois par mois.
• Définir la récurrence sur Nombre de fois plutôt que sur la date au plus tard—Si vous sélectionnez Quotidienne ou Hebdomadaire pour le type de récurrence, définissez une valeur pour le nombre consécutif de jours ou de semaines pendant lesquels cette réunion doit être planifiée. Si vous cochez cette case et entrez une valeur, un astérisque rouge et un commentaire apparaissent sous l’option Date et heure au plus tard, indiquant que la date au plus tard est actuellement remplacée par le paramètre Nombre de fois.

Conseil

WFM exige que soit définie l’option Nombre de fois ou Date au plus tard, mais pas les deux.

La date actuelle s’affiche dans le champ Date au plus tard mais cette valeur n’est pas utilisée pour planifier des réunions. La valeur Dernière heure est utilisée pour la planification de réunions lorsque soit Date au plus tard ou Nombre de fois est défini.

Même si des valeurs peuvent être définies dans tous les champs, seules les valeurs pour le type de réunion approprié sont utilisées pour la planification. Par exemple, Pourcentage de participants requis sera utilisé uniquement pour les réunions d’un seul groupe.

Onglet Participants

Utilisez ces commandes lorsque vous ajoutez des participants aux réunions :

Champ Rechercher	Permet de saisir des critères, utilisés pour trouver des agents disponibles.
Rechercher par : boutons d'option	Permet de rechercher des agents disponibles par Prénom ou Nom de famille.
Ajouter des agents	Permet d’ajouter des agents à la liste Participants, en ouvrant une liste d’Agents disponibles.
Supprimer des agents	Supprime les agents sélectionnés de la liste Participants. Cette action ne peut pas être annulée.
Trier	Trie la liste des participants par prénom, nom de famille, équipe ou site.

L’onglet Participants affiche également quatre colonnes : Prénom, Nom de famille, Site et nom de l’Equipe des participants au transport partagé sélectionné.

Liste des agents disponibles

Le volet Agents disponibles contient les champs et commandes suivants :

Champ Rechercher	Permet de saisir des critères, utilisés pour trouver des agents disponibles.
Rechercher par : boutons d'option	Permet de rechercher des agents disponibles par Prénom ou Nom de famille.
Appliquer	Applique les agents que vous sélectionnez dans la liste Agents disponibles dans la liste Participants.
Filtre	Permet de filtrer la liste Agents disponibles par activités, activités multisite, ou contrats.
Fermer	Ferme le volet Agents disponibles sans appliquer toutes les sélections.
Trier	Trier les agents disponibles par prénom, nom de famille ou équipe.

Onglet Sites associés

1. Cochez la case de chaque site à associer à la réunion actuelle.
2. Décochez la case de chaque site à dissocier de la réunion actuelle.
3. Cliquez sur Enregistrer.