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Publication/Extraction des plannings
L'assistant Publication des plannings permet de transférer des scénarios de planning non publiés (ou de publier de nouveau des scénarios de planning déjà publiés) vers le planning principal de la base de données de Workforce Management ou d'extraire des informations du planning principal vers des scénarios de planning.
Les sections ci-après traitent des points suivants :
- Publication dans la base de données de WFM.
- Extraction depuis la base de données de WFM.
Pourquoi publier des plannings ?
- La publication rend un scénario de planning officiel. Le seul planning considéré comme officiel est le planning principal.
- Tant qu'un planning n'est pas publié, certaines données de performances, ainsi que les données de conformité des agents en temps réel, ne peuvent pas être calculées.
- Tant qu'un planning n'a pas été publié, les agents ne peuvent pas le voir dans l'interface client de WFM Web for Agents.
Publication dans le planning principal
Avant de lancer l'assistant Publication de planning :
- Attribuez des agents réels aux créneaux de profil du scénario de planning (seuls les plannings d'agents réels sont publiés dans le planning principal.)
- Validez toutes les modifications en attente à inclure dans le planning principal. Les modifications en attente non validées sont ignorées lors de la publication du scénario.
Pour publier un planning :
- Dans le tableau Scénarios de la vue Scénarios de planning, sélectionnez le scénario à publier. Cliquez ensuite sur le bouton Publier dans la barre d'outils Actions.
L'écran Sélectionner une action de l'assistant Publication de planning s'affiche. - Sélectionnez Publier dans le planning principal, puis cliquez sur Suivant.
L'écran Publier dans le planning principal s'affiche. - Dans la section Publier les dates, sélectionnez les dates de début et de fin.
Par défaut, les dates de début et de fin du scénario sélectionné s'affichent dans ces champs. - Si vous voulez répéter le planning dans l'avenir, sélectionnez Publier dans la plage de dates, puis sélectionnez les dates de début et de fin désirées.
La fonction Publier dans la plage de dates vous permet de publier le même scénario de planning pour plusieurs périodes de planning. Vous pouvez ainsi publier rapidement des plannings pour remplir une période étendue. Toutefois, veillez aux points suivants :
- Si la durée du planning et la période sélectionnée devant être publiée dans la nouvelle plage de dates ne correspondent pas exactement, l'assistant copie autant de jours du planning que la nouvelle période de plage de dates peut contenir. Par exemple, si le planning s'étend sur trois semaines et la période Publier dans la plage de dates s'étend sur deux semaines, l'assistant copie uniquement les deux premières semaines du planning. Si le planning s'étend sur deux semaines et la période Publier dans la plage de dates s'étend sur cinq semaines, l'assistant copie l'intégralité du planning deux fois de suite, puis copie de nouveau la première semaine pour obtenir la cinquième semaine de la nouvelle plage de dates.
- Toutes les données du scénario de planning sont publiées dans la nouvelle plage de dates à l'identique. Tous les éléments de planning tels que les exceptions, pauses, repas et congés ou assimilés, sont également transférés.
- Dans la liste Agents, sélectionnez les agents à publier dans le planning cible.
Vous pouvez développer les ensembles métier pour en afficher les sites et développer ces derniers pour afficher leurs agents. Vous pouvez sélectionner n'importe quel nombre d'agents réels (pas de profil). - Facultatif : Cochez la case Insérer les éléments de calendrier de congés ou assimilés et de jours de repos et l'exception accordée pour superposer ces éléments dans le planning lorsque le scénario est publié dans le planning principal. Décochez la case pour ignorer ces éléments.
Cette option est utile lorsque vous souhaitez utiliser les plannings d'agent "fixes". Vous créez un planning pour les semaines 1 à 6 pour un ou plusieurs agents, et utilisez cette fonctionnalité pour copier le planning à l'avenir. Lors de la copie du planning, WFM rend compte des éléments de Calendrier accordés tels que les congés ou assimilés, les exceptions et les jours de repos. WFM ne pourra peut-être pas superposer tous les éléments de Calendrier accordés car ils pourraient entrer en conflit avec les éléments qui sont déjà dans le planning. Dans ce cas, vous recevrez un avertissement concernant les éléments de Calendrier qui n'ont pas pu être planifiés. - Facultatif : cochez la case Publier scénario de prévision aussi pour publier le scénario de prévision associé que vous avez sélectionné à la vue Scénarios de planning pour les dates choisies pour toutes les activités dans le scénario. Si d'autres réglages doivent être effectués pour la publication du scénario de prévision, accédez plutôt à la vue Scénario de prévision. Par défaut, la case n'est pas cochée. Cette case à cocher ne s'affiche pas si le scénario de planning n'est associé à aucun scénario de prévision.
- Cliquez sur Terminer.
Planning principal de base
Après publication d'un scénario de planning dans le planning principal, WFM conserve un instantané du planning principal à ce stade. C'est le planning principal de base. Ensuite, après avoir effectué des modifications dans le planning principal, telles que l'ajout d'exceptions et de jours de congés accordés, vous pouvez comparer la couverture du planning affichée dans le planning principal actuel avec la couverture du planning stockée dans le planning principal de base. Le rapport Résumé des plannings et la vue Résumé du planning présentent la comparaison.
Le planning principal de base est créé/mis à jour chaque fois qu'un élément est publié dans le planning principal pour une plage de dates spécifique. Exemple : imaginons que vous publiiez le scénario de planning de juin dans le planning principal le 25 mai. imaginons que vous republiiez le même scénario de planning de juin dans le planning principal le 28 mai. Dans le rapport sur le résumé des plannings et dans la vue Résumé du planning principal, WFM utilise le planning publié le 28 mai comme base de comparaison avec le planning actuel.
Extraction d'un planning de la base de données de Workforce Management
Pour transférer des données du planning principal vers un scénario de planning :
- Dans le tableau Scénarios de la vue Scénarios de planning, sélectionnez le scénario dans lequel extraire les données. Cliquez ensuite sur le bouton Publier dans la barre d'outils Actions.
- L'écran Sélectionner une action de l'assistant Publication de planning s'affiche.
- Sélectionnez Extraire du planning principal, puis cliquez sur Suivant.
- L'écran Extraire du planning principal s'affiche.
- Dans la section Dates, sélectionnez les dates de début et de fin.
- Vous devez sélectionner des dates comprises dans la plage de dates du scénario cible.
- Dans la liste Agents, sélectionnez les agents dont vous voulez extraire le planning dans le scénario cible.
- Vous pouvez développer les ensembles métier pour en afficher les sites et développer ces derniers pour afficher leurs agents. Vous pouvez sélectionner n'importe quel nombre d'agents réels (pas de profil).
- Cliquez sur Terminer.