Modifier les plannings d'agents isolés
Vous pouvez insérer et modifier des éléments de planning pour un agent particulier en utilisant :
- Vue Planning principal Détaillé pour un agent ou Dans la journée
- Vue Scénario Détaillé pour un agent ou Dans la journée
Par exemple, vous pouvez souhaiter réattribuer un agent d'une activité en sureffectifs à une activité en sous-effectifs ; vous pouvez également désirer permuter des heures payées avec un jour de repos à la suite d'une modification du volume d'interactions global.
Vous pouvez insérer et modifier des éléments de planning à l'aide des menus de raccourcis. Une fois les éléments insérés, certains peuvent être déplacés ou redimensionnés graphiquement à l'aide de la souris. Les sections ci-après traitent des points suivants :
- Utilisation des menus de raccourcis.
- Insertion d'éléments de planning de la journée.
- Modification d'exceptions portant sur la journée, de jours de repos et de congés ou assimilés portant sur la journée.
- Modification de postes.
- Insertion et modification d'éléments de poste.
- Déplacement et redimensionnement d'éléments de poste.
- Validation ou retour sur les modifications en attente.
Pour afficher un menu de raccourcis :
- Dans la grille, cliquez avec le bouton droit de la souris sur la ligne d'un agent, au niveau de l'intervalle de temps dans lequel vous voulez insérer ou modifier un élément de planning. (Pour effectuer un zoom avant sur un intervalle de temps spécifique, décochez la case Vue de la journée complète et/ou redimensionnez les colonnes.)
Pour fermer un menu de raccourcis sans sélectionner l'une de ses commandes :
- Appuyez sur Echap.
Insertion d'éléments de planning de la journée
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un intervalle de temps d'agent contenant des éléments de planning pour afficher un menu de raccourcis. Les éléments de menu pouvant être sélectionnés dépendent des éléments de la journée qui existent déjà (ou qui n'existent pas) dans la journée de planning de l'agent. Le tableau ci-dessous traite de tous les éléments de menu.
| Insérer un jour de repos | Attribue à l'agent un jour de repos, qui s'affiche sous la forme d'une barre vert clair. |
| Insérer un jour de congés | Affiche une fenêtre permettant de sélectionner un type de congés ou assimilés d'une journée complète. Une fois insérés, les congés ou assimilés apparaissent sous la forme d'une barre vert foncé (vous pouvez changer la couleur avec l'outil Couleurs). |
| Insérer une exception portant sur la journée | Affiche une fenêtre permettant de sélectionner un type d'exception portant sur toute la journée. Une fois insérée, l'exception s'affiche sous la forme d'une barre rouge. |
| Insérer un poste | Affiche une fenêtre permettant de sélectionner un type de poste et des heures de début/fin. Une fois inséré, le poste apparaît sous la forme d'une barre bleu foncé avec des bords épais noirs (vous pouvez changer la couleur avec l'outil Couleurs). |
| Insérer une heure identifiée | Affiche la boîte de dialogue Insérer des heures identifiées. |
| Annuler les modifications | Restaure le planning de cet agent dans l'état dans lequel il a été enregistré en dernier. |
| Insertion multiple | Permet d'insérer des éléments de planning pour plusieurs agents ou équipes. |
| Copier le planning | Cet élément de menu apparaît sur la vue Détaillé pour un agent. Vous pouvez sélectionner une journée de planning d'un seul agent et utiliser cette option pour sélectionner les dates de début et de fin auxquelles vous souhaitez copier la journée de planning sélectionnée. |
Modification d'exceptions portant sur la journée, de jours de repos et de congés ou assimilés portant sur la journée
Après avoir inséré une exception portant sur la journée, un jour de repos ou un repos d'une journée, vous ne pouvez plus supprimer ni déplacer ou redimensionner sa barre dans la grille. Vous pouvez toutefois remplacer cet élément en insérant un élément différent portant sur toute la journée.
Lorsque vous cliquez avec le bouton droit sur une exception d'une journée, un jour de repos ou un congé ou assimilé d'une journée qui a été inséré, l'élément existant (Exception, Jour de repos ou Congé ou assimilé d'une journée) n'apparaît pas dans le menu de raccourcis de la journée complète, mais les options Modifier l'exception ou Modifier un jour de congés apparaissent pour l'exception ou le congé ou assimilé dans le menu contextuel. Vous pouvez déplacer ou redimensionner l'exception d'une journée ou le congé ou assimilé d'une journée s'ils ont été créés avec des paramètres d'heure de début/fin. Voir aussi Boîte de dialogue Modifier l'exception et Insertion et modification d'éléments de poste.
Modification de postes
Une fois un poste inséré, vous ne pouvez plus supprimer sa barre de la grille, mais vous pouvez la remplacer en insérant un autre élément de la journée. Lorsque vous cliquez avec le bouton droit sur un poste inséré, vous obtenez le menu de raccourcis des éléments de poste.
Pour modifier les heures de début et/ou de fin du poste, effectuez l'une des opérations suivantes :
- Utilisez la commande Modifier du menu de raccourcis.
- Déplacez ou redimensionnez la barre du poste visuellement en maintenant la touche Ctrl enfoncée.
Insertion et modification d'éléments de poste
Lorsque le planning d'un agent contient un poste (représenté par une barre bleue avec des bords noirs épais), vous pouvez insérer et modifier des éléments de planning dans ce poste ou vous pouvez modifier le poste proprement dit.
- Cliquez avec le bouton droit sur le poste pour afficher un menu de raccourcis comportant les options répertoriées ci-après.
- Lorsque vous placez le pointeur de la souris sur une option se terminant par une flèche (>), un sous-menu affiche d'autres options.
| Insérer > | Dans le sous-menu, sélectionnez Pause, Repas, Exception [partie de la journée], Congés ou assimilés, Ensemble d'activités, Ensemble de travail, ou Heures identifiées. La boîte de dialogue qui s'ouvre permet d'insérer des éléments de planning. |
| Modifier > | Dans le sous-menu, sélectionnez l'ensemble d'activités, le poste ou un autre élément de planning à modifier. La boîte de dialogue Modifier qui s'ouvre permet d'ajuster les heures de début et/ou de fin de l'élément. |
| Définir des activités pour > | Dans le sous-menu, sélectionnez Travail, Ensemble de travail ou Ensemble d'activités. La boîte de dialogue Définir des activités qui s'affiche permet de définir les activités de travail de l'agent. Les ensembles d'activités s'affichent dans la grille sous la forme de barres jaunes. |
| Supprimer > | Dans le sous-menu, sélectionnez l'ensemble d'activités ou un autre élément de planning à supprimer du planning.
Important Faites votre sélection avec prudence, car aucun message de confirmation n'apparaît avant la suppression de l'élément. Si un poste ne présente qu'un seul ensemble d'activités, vous ne pouvez pas supprimer cet ensemble ; la commande Supprimer ne s'affiche pas lorsque vous cliquez avec le bouton droit sur l'ensemble. |
| Remplacer | Lorsque vous cliquez directement sur un élément (un repas, une pause, une exception portant sur une partie de la journée ou sur toute la journée, un congé ou assimilé portant sur une partie de la journée ou sur toute la journée, ou une heure identifiée) avec le bouton droit de la souris dans le planning d'un agent, la commande Remplacer devient visible et est activée dans le menu déroulant. Utilisez cette commande pour remplacer l'"ancien" élément sélectionné par un "nouvel" élément du même type.
Si vous sélectionnez Remplacer > élément... dans le menu, l'Assistant Remplacer multiple est activé. Cet assistant affiche une série d'écrans de sélection (Sélectionner des activités et Sélectionner des agents, par exemple) qui imitent des écrans semblables de l'Assistant Insertion multiple. Effectuez vos sélections dans chacun de ces écrans et cliquez ensuite sur Suivant. L'écran de sélection final affiche des éléments du même type que celui en cours de remplacement. Sélectionnez un élément et cliquez sur Terminer. WFM remplace l'"ancien" élément par le "nouveau" pour tous les agents sélectionnés dont le planning contient le même "ancien" élément pour cette journée. |
| Valider | Lorsque vous travaillez dans le planning principal, si la journée de planning de l'agent comporte des éléments en attente et si vous disposez de l'autorisation Approuver les modifications, vous pouvez sélectionner Valider pour que toutes les modifications en attente de cette journée-là soient incluses dans le planning. Si vous travaillez dans un scénario de planning et si la journée de planning de l'agent comporte des éléments en attente, vous pouvez sélectionner Valider pour que toutes les modifications en attente de cette journée-là soient incluses dans le planning. |
| Restauration | Si la journée de l'agent comporte des éléments de planning en attente, vous pouvez sélectionner Retour en arrière pour supprimer toutes les modifications en attente pour l'agent pour cette journée-là. |
| Annuler les modifications | Restaure le planning de cet agent dans l'état dans lequel il a été enregistré en dernier. |
| Insertion multiple | Permet d'insérer des éléments de planning pour plusieurs agents ou équipes. |
| Historique de planification | Cet historique vous permet de comparer le planning principal actuel à son état antérieur et, éventuellement, de rétablir le planning principal sur cet état (retour en arrière). |
Déplacement et redimensionnement d'éléments de poste
Lorsque le planning d'un agent contient un poste, vous pouvez utiliser votre souris pour déplacer (glisser-déplacer) ou redimensionner certains éléments de planning du poste (ensembles d'activités, pauses, repas et exceptions portant sur une partie de la journée) ou le poste proprement dit.
Déplacer un élément modifie ses heures de début et de fin mais maintient sa durée. Redimensionner un élément modifie ses heures de début et de fin et sa durée.
- WFM Web ne déplace jamais les repas ou les exceptions portant sur une partie de la journée en même temps que les postes ; certains repas et certaines exceptions portant sur une partie de la journée —selon leur configuration— ne peuvent pas avoir lieu en dehors des heures des postes.
- WFM Web ne déplace jamais des ensembles d'activités ou des ensembles de travail d'une granularité de 1 minute, mais traite ces éléments de poste comme des éléments ayant une granularité de 15 minutes et, si cette dernière contrainte n'est pas respectée, le message d'avertissement suivant s'affiche : Violation de la contrainte : Les heures de l'ensemble d'activités doivent correspondre au début/à la fin ou aux intervalles de temps de 15 minutes.
Déplacement d’un élément de poste
- Cliquez au milieu de l'élément de planning et maintenez le bouton de la souris enfoncé.
Le pointeur se transforme en une flèche à quatre pointes. - Faites glisser l'élément vers la droite ou la gauche.
- Relâchez le bouton de la souris (et toute autre touche) lorsque les heures de début et de fin de l'élément se trouvent où vous voulez.
Un avertissement vous signale les éventuelles violations de contraintes.
Redimensionnement d’un élément de poste
- Cliquez sur le point de début ou de fin de l'élément de planning et maintenez le bouton de la souris enfoncé.
Le pointeur se transforme en une flèche à deux pointes. (Si vous voyez une flèche à quatre pointes ou si le pointeur ne change pas, relâchez le bouton de la souris, puis cliquez sur l'extrémité de la barre colorée de l'élément.) - Faites glisser le point de début ou de fin de la barre vers la gauche ou la droite.
- Relâchez le bouton de la souris lorsque les heures de début et de fin de l'élément se trouvent où vous voulez.
Un avertissement vous signale les éventuelles violations de contraintes.
Validation ou retour sur les modifications en attente
Pour inclure toutes les modifications en attente contenues dans le planning d'un agent pour la journée sélectionnée ou pour toutes les supprimer :
- Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la ligne de planning de l'agent sur la vue Dans la journée.
- Sélectionnez Valider ou Revenir en arrière dans le menu de raccourcis.